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Stichtag: Warum jetzt in Sachen E-Mail-Archivierung keine Ausreden mehr gelten

Dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, sollte bereits hinlänglich bekannt sein. Nun ist jedoch mit Beginn diesen Jahres nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich in Kraft getreten: Ab dem 1. Januar 2017 gelten bereits die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) im vollem Umfang. Letzte Schonfristen sind zum 31. Dezember 2016 abgelaufen, juristische Übergangsfristen sind nun passé.

Das heißt im Klartext: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos. Wird über Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens bis zum 31. Dezember 2016 musste bereits eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Ab sofort muss beispielsweise jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden. Das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen, nicht nur hinsichtlich des Strafmaßes. Denn auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung können -sofern nicht rechtzeitig und ohne die richtigen Mittel realisiert – immense Kosten verursachen. Der Grund: Sie greifen nicht selten in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen so nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Doch was genau hat es mit dem voll umfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst. Dabei regeln sie seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Das erfordert, dass die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein müssen.

In Sachen E-Mail-Archivierung schließt sich diesbezüglich nun auch das letzte Hintertürchen, auf das man sich als Endanwender eventuell noch gestützt hat: Die gesetzlich erlaubte Übergangsfrist. Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post nun ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden. Um diesen Auflagen des Gesetzgebers gerecht zu werden, ist ein Archivsystem unabdingbar, denn nur ein solches garantiert diese genannte technische Unveränderbarkeit.

Hier kommt MailStore als strategische Lösung ins Spiel, eine der weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösungen. Die Software „made in Germany“ bietet nicht nur eine manipulationssichere, gesetzestreue E-Mail-Archivierung, sondern auch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive intuitiver Bedienbarkeit. Wem die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und der rechtsgemäßen Aufbewahrung der elektronischen Daten am Herz liegt, sollte sich das Produkt aus deutschen Landen einmal anschauen.

(via EBERTLANG)

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